Especial Coronavírus: A importância dos Processos em ambientes de crise

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Hoje falaremos sobre a importância dos processos em ambientes de crise e as adequações necessárias. Lembrando, que o processo de forma simplificada pode ser descrito como: qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma uma entrada, adiciona valor a ela e fornece saída a um cliente específico. Sendo assim, vamos recomendar algumas ações essenciais, principalmente nesse momento em que estamos vivendo.

A primeira, é sobre uma análise cuidadosa dos processos relacionados aos critérios, riscos e requisitos estabelecidos. Essa verificação deve avaliar se existe alguma alteração ou lacuna em suas descrições e se os processos podem ainda sustentar sua correta execução e tomada de decisão. Atenção especial para processos automatizados, fiquem em alerta! Para que também sejam revisados seus critérios e principalmente os períodos estabelecidos para a execução de todas as etapas.

Importante, caso sejam negociadas entregas com prazos diferentes daqueles preestabelecidos e isso não estiver alterado no workflow do sistema, esse processo vai ter seu fluxo interrompido, causando atraso e ineficiência.

Outro ponto importante é a necessidade de interação com clientes e fornecedores, internos ou externos que vai acontecer… para processos automatizados ou não.

A comunicação, principalmente nesta crise, deve ser preferencialmente por escrito contendo todas as necessidades de informações de forma estruturada, clara e objetiva num único documento.

As pessoas estão recebendo muitas demandas por áudio e por escrito. Certamente acabam priorizando aquelas que estão descritas de forma organizada e concisa. Também, caso as melhorias ou sugestões sejam identificadas, as mesmas devem ser enviadas ao seu gestor imediato, que após uma análise sistêmica de todo o processo ponta a ponta possa, se for o caso, implantar essas sugestões no momento adequado.

Finalmente, seguir os processos como estão descritos é fundamental em qualquer cenário, mas principalmente quando existem restrições como estamos agora enfrentando.

Meu agradecimento a você que chegou até aqui, um afetuoso abraço e até a próxima.

 

Sara Cecin, especialista em processos, estratégia e pensamento sistêmico.

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